Mitra Terkini
Terkini.id - Setiap sekolah memiliki cara tersendiri dalam mengolah barangnya sehingga terjadi arus perputaran yang stabil dan tepat. Namun, perlu diketahui bahwasannya pengelolaan barang secara manual kini banyak merugikan daripada membawa keuntungan. Anda harus menyewa tenaga kerja lebih banyak dan tidak mustahil akan terjadi salah perhitungan. Lalu, apa itu inventory?
Pengertian Inventori
Seperti yang telah disinggung tadi, aplikasi inventaris barang sekolah dipakai untuk mengurusi persoalan pengelolaan barang pada suatu sekolah. Jika diartikan secara harfiah, inventory sendiri merupakan sistem yang mengatur aktivitas logistik sekolah.
Di dalamnya terdapat tugas meliputi pengecekan ketersediaan stok barang agar proses distribusi dapat berlangsung lancar tanpa mengecewakan pelanggan. Sedangkan aplikasi adalah sejenis perangkat lunak yang dipasangkan ke dalam perangkat digital seperti smartphone ataupun PC.
Setiap harinya, permintaan barang oleh konsumen selalu berubah-ubah tergantung pasar. Oleh karena itu, solusi supaya sekolah tidak kewalahan dan bisa mendapatkan keuntungan ialah dengan memakai aplikasi inventaris barang sekolah.
Dengan begitu, semua stok akan tercatat termasuk jumlah pengeluaran dan penerimaan barang yang masuk. Jadi suatu sekolah bisa menyediakan jumlah barang yang cukup apabila konsumen datang ingin membeli.
Bisa ditarik jawaban dari pertanyaan apa itu aplikasi inventaris barang sekolah? Aplikasi inventaris barang sekolah merupakan perangkat lunak yang memiliki fungsi untuk mengatur segala hal mengenai ketersediaan barang.
Contohnya seperti tingkat penjualan / permintaan, pesanan pelanggan, dan beberapa hal lainnya yang masuk kedalam kategori inventaris. Dilihat dari pengertiannya saja, suatu sekolah membutukan aplikasi ini sebagai penunjang jalannya kerja.
Manfaat Inventory
Setelah mengetahui apa itu aplikasi inventaris barang sekolah, saatnya untuk mengenal berbagai manfaatnya. suatu aplikasi yang baik ialah aplikasi yang mempunyai segudang manfaat seperti misalnya aplikasi inventaris barang sekolah. Berikut beberapa manfaat yang bisa diperoleh.
1. Memudahkan dalam Penyusunan Laporan Inventaris
Sekolah manapun pasti membutuhkan laporan inventaris sebagai pengecekan dan akan diberikan evaluasi terkait kebijakan-kebijakan yang mungkin diambil kedepannya.
Jika memakai aplikasi ini tentunya lebih praktis karena semua telah tercatat secara digital. Terlebih peluang membuat kesalahan pasti akan sangat sedikit.
2. Menghindari Risiko Salah Hitung
Tidak dipungkiri manusia bisa berbuat kesalahan karena manusia bukanlah makhluk sempurna. Kesalahan dalam pencatatan barang bisa berujung fatal karena ketidaksesuaian dengan pengeluaran dan jumlah pengiriman sehingga terjadi ketimpangan dalam pesanan pelanggan. Hal ini juga karena manfaat sistem ERP untuk bisnis yang terdapat di dalam bagian aplikasi satu ini.
3. Memuaskan
Ketika permintaan suatu barang sedang melonjak maka sekolah harus bersiap menyediakan stok dalam jumlah yang banyak. Selalu mengupdate stok barang akan membuat konsumen mengetahui berapa sisa barang yang tersedia.
Selain itu, masih banyak manfaat aplikasi inventaris barang sekolah yang menguntungkan. Misalnya meningkatkan pemasaran, mengontrol persediaan, manajemen inventaris, dan lain sebagainya.
4. Punya Sistem Terstruktur
Hal yang menarik dari aplikasi ini adalah memiliki banyak sistem terstruktur di dalamnya, termasuk sistem ERP. Kelebihan dan kekurangan ERP system menjadikan pengguna lebih mudah mengelola persedian barang tanpa ribet dengan teknologi yang susah dipahami.
5. Menghindari terjadinya kekurangan bahan
Apabila kamu selalu mengalami kehabisan barang dagangan ketika pelanggan mencarinya, tentu saja itu berarti sekolah tidak memiliki sistem inventory yang baik. Ketika kamu gagal memenuhi kebutuhan atau permintaan dari pelanggan, maka sekolah akan kehilangan kesempatan memperoleh keuntungan dari penjualan.
Oleh sebab itu, sekolah harus mempunyai persedian barang yang terkontrol. Salah satu caranya dengan melakukan restock sesuai kebutuhan.
6. Meningkatkan pelayanan
Selanjutnya adalah soal ketepatan dan kepercayaan dalam pelayanan. Memiliki pengintegrasian stok barang melalui sistem inventory membuat kamu lebih mudah memenuhi permintaan konsumen secara otomatis. Dengan penggunaan sistem inventory akan menjamin bahwa produk berada di tempat yang benar di waktu tepat.
Jadi, tanpa harus memakan waktu yang lama sekolah bisa merespon permintaan pelanggan secara cepat. Karena kamu sudah mengetahui ketersediaan item di gudang maupun toko.
7. Bisa mengontrol persediaan stok dan mengambil keputusan
Sistem persediaan stok sekolah ini juga membuat fleksibilitas dari distribusi dan penyimpanan barang-barang secara menyeluruh. Tentu sistem inventory ini akan memungkinkan sekolah memantau dan mengontrol persediaan sesuai dengan bisnis mereka.
Cara Terbaik Menjaga Inventaris dan Mengelola Tingkat Persediaan
1. Pilih Penanggung Jawab Inventaris yang Tepat
Pilihlah salah satu dari staff Anda untuk dijadikan sebagai manajer inventaris. Mereka yang memiliki tanggung jawab pada inventaris harus benar-benar mengetahui seluk beluk terkait inventaris.
Orang yang Anda pilih juga harus mampu memberikan laporan inventarisnya secara lengkap, seperti jumlah stok, stok yang masuk dan keluar, depresiasi, valuasi stok, dll. Selain itu, dia juga akan bertanggung jawab terkait audit inventaris, pengembalian barang, pengisian ulang, dll.
2. Optimalkan Keamanan di Gudang dan Toko
Meningkatkan keamanan di gudang dan juga toko adalah salah satu cara yang paling efektif lainnya dalam menjaga inventaris. Hal ini akan sangat dibutuhkan, khususnya bila Anda memiliki toko dengan ukuran yang besar dan jumlah yang banyak.
Pasanglah kamera CCTV pada gudang dan koridor Anda, lalu pasang password tertentu pada pintu gudang Anda. Berikanlah hak akses masuk pada pegawai yang memang diberikan tanggung jawab dalam mengelola stok saja.
3. Beri Kode SKU dan Barcode untuk Setiap Barang
Pemberian Kode SKU dan juga barcode pada barang sangat penting untuk memudahkan Anda dalam hal melacak stok. Hal ini juga dilakukan sebagai salah satu upaya dalam memastikan seluruh stok agar bisa tercatat dengan baik dan menghindari adanya kehilangan stok.
Untuk memudahkan Anda dalam hal melacak stok dan juga membuat barcode, pilihlah suatu sistem barcode yang sudah terintegrasi dengan barcode scanner dan manajemen inventarisnya
4. Pantau Tingkat Persediaan Stok
Memantau tingkat persediaan suatu stok secara berkala akan meminimalisir dari adanya penyusutan inventaris. Untuk itu, tentukanlah batas minimum pada stok Anda secara tepat waktu.
Jika tingkat persediaan Anda mendekati batas minimum, maka itu artinya Anda harus segera bias melakukan pemesanan ulang atau produksi ulang. Hindari memesan atau memproduksi terlalu banyak, karena kelebihan stok akan membuat stok Anda menjadi tidak terurus. Untuk itu, Anda harus membuat suatu perkiraan untuk bisa menentukan jumlah stok yang tepat.
5. Lakukan Audit Inventaris Secara Berkala
Anda juga harus selalu melakukan audit inventaris secara rutin. Coba bandingkanlah jumlah stok yang Anda miliki di gudang atau di toko dengan jumlah yang sudah tercatat di komputer Anda. Biasanya, cara ini disebut juga dengan stocktaking.
Pastikanlah agar tidak ada perbedaan pada jumlah stok sebenarnya dengan jumlah stok pada sistem. Anda bisa melakukan audit inventaris ini kapanpun Anda mau.
6. Otomatiskan Manajemen Inventaris Anda
Rasanya, tidak ada cara yang lebih efektif dan aman dalam mengelola tingkat persediaan gudang selain dengan menggunakan otomatisasi pada manajemen inventaris Anda. Melakukan pengecekan secara manual tentunya akan memerlukan waktu yang banyak dan hal tersebut menjadi tidak lagi efisien.
Tips Memilih Aplikasi inventaris barang sekolah
Ternyata dalam memilih suatu aplikasi inventaris barang sekolah tidak bisa asal pilih saja, perlu ada beberapa pertimbangan terlebih dahulu. Jika Anda masih kebingungan, maka berikut ini terdapat beberapa tips yang bisa diikuti dalam memilih dan menentukan aplikasi inventaris barang dengan baik.
1. Perhatikan Harga
Harga merupakan hal utama yang harus Anda ketahui sebelum memilih aplikasi inventaris barang sekolah. Pastinya Anda tidak mungkin mendapatkannya secara gratis tanpa melakukan transaksi. Pertimbangkan harga aplikasi tersebut apakah sudah sesuai dengan manfaat yang didapatkan dan fitur-fitur didalamnya.
2. Susunan Sistem Sederhana
Tidak hanya masalah harga, usahakan mencari aplikasi inventaris barang sekolah yang memiliki susunan sistem sederhana. Jadi, Anda tidak perlu kebingungan dengan tampilannya dan dapat mudah mengoperasikan tanpa ribet. Itulah beberapa tips yang bisa dijadikan acuan saat memilih aplikasi inventaris barang sekolah yang baik.
3. Membuat kategori inventory sesuai prioritas
Dalam mengatur persediaan atau melakukan penyimpanan pastikan kamu mengumpulkannya sesuai dengan kategori. Pengelompokkan bahan atau barang menggunakan aplikasi inventaris barang sekolah sesuai dengan kategorinya ini akan membantu kamu mengetahui penempatannya dengan jelas. Sehingga kamu tidak perlu membuang banyak waktu untuk mencari produk tersebut.
4. Selalu lacak informasi produk secara detail
Selanjutnya kamu harus selalu melacak detail produk dalam inventaris. Beberapa informasi yang harus selalu dilakukan pengecekan adalah SKU, data barcode, pemasok, negara asal, dan nomor lot. Apalagi saat ini sistem manajemen stok barang kini sudah bisa dilakukan secara mudah dengan menggunakan sistem inventory berbasis web hingga cukup dengan aplikasi sistem inventory
5. Melakukan audit persediaan secara berkala
Kemudian pastikan setahun sekali kamu melakukan penghitungan komprehensif. Dan sisanya secara berkala melakukan pemeriksaan mendadak pada barang-barang paling populer. Pemeriksaan ini bisa setiap bulan, mingguan, atau bahkan setiap hari.
6. Ketahui tentang performa supplier
Dengan adanya sistem inventory barang ini kamu juga bisa mengetahui performa supplier. Jika supplier terus-menerus terlambat dalam pengiriman atau selalu kurang mengirimkan pesanan, sebaiknya bersiaplah untuk mengubah mitra bisnis.
7. Melakukan restock
Terakhir adalah kamu juga bisa melakukan restock persediaan sendiri pada bahan atau barang tertentu. Dengan cara seperti ini kamu bisa menghemat uang dan waktu.
Nah, dalam hal ini, Anda bisa menggunakan aplikasi akuntansi dari Jurnal by Mekari. Kenapa? Karena selain mampu menyediakan laporan keuangan yang kompleks aplikasi ini juga mampu membantu Anda pengaturan persediaan, penyesuaian persediaan, penyesuaian harga pemasok, stock opname, job costing, dll.
Kesimpulan
Demikianlah pembahasan mengenai apa itu aplikasi inventaris barang sekolah mulai dari pengertian, manfaat, hingga tips memilihnya. Anda bebas memutuskan untuk memakai aplikasi ini atau tidak.
Pertimbangkan kebutuhan produksi dan distribusi sekolah Anda. Jika sekiranya membutuhkan tidak ada salahnya memakai jasa ini untuk mempermudah pekerjaan.
Dalam pelaksanaannya di era teknologi seperti ini, kamu tidak perlu lagi melakukannya secara manual tetapi bisa menggunakan aplikasi stok barang dari Jurnal by Mekari
Selain itu, kamu juga bisa mulai usaha apapun dengan aplikasi Jurnal by Mekari yang memiliki berbagai solusi pengelolaan usaha dengan fitur terlengkap dan terpercaya.
