Mitra Terkini
Terkini.id - Salah satu aturan dari pemberlakuan pembatasan kegiatan masyarakat (PPKM) adalah membatasi jumlah karyawan di kantor. Kondisi ini tentu amat menyulitkan divisi HR dalam memantau absensi dan kinerja para karyawan. Karena itu dibutuhkan sebuah aplikasi absen yang dapat digunakan secara fleksibel sehingga mampu memantau kinerja para karyawan meski sedang bekerja di rumah agar tetap produktif.
Seperti diketahui, absensi sangat penting untuk dilakukan agar para karyawan tetap disiplin dan produktif. Selain itu, absensi juga sangat penting untuk melakukan penghitungan cuti, lembur, shift dan berbagai aktivitas karyawan lainnya.
Melihat potensi bisnis yang sangat menggiurkan karena adanya aturan PPKM, membuat banyak perusahaan yang membuat sebuah aplikasi absen yang berfungsi untuk melakukan pemantauan produktivitas para karyawan yang kerja dari rumah sekaligus memberikan nilai dari kinerja para karyawan secara transparan.
Manfaat Aplikasi Absen Bagi Karyawan
Aplikasi ini selain bertugas untuk memantau kinerja para karyawan, ternyata mempunyai beberapa manfaat yang tidak Anda sadari, antara lain yaitu:
- Tingkat kedisiplinan para karyawan meningkat
- Produktivitas para karyawan menjadi lebih meningkat
- Sebagai penilaian untuk menentukan nominal gaji yang didapatkan oleh setiap karyawan
- Tingkat kesadaran dan kepatuhan karyawan terhadap peraturan yang dibuat oleh perusahaan meningkat
Manfaat Aplikasi Absen Bagi Perusahaan
Penyebaran virus corona masih belum menunjukkan tanda-tanda akan segera berhenti. Semakin hari semakin banyak orang yang sakit. Semakin banyak perusahaan harus memulai kebijakan bekerja dari rumah pertama mereka, sehingga memulai pencarian perangkat lunak terbaik untuk mendukung proses bekerja dari rumah. Salah satu software yang paling banyak dicari adalah aplikasi absen.
Di antara perangkat lunak kerja jarak jauh lainnya, tim HR Anda mungkin paling membutuhkan absensi online. Aplikasi ini akan membuat tim HR Anda melakukan pekerjaan mereka lebih mudah dan lebih cepat. Berikut adalah beberapa manfaat yang dapat diperoleh tim HR Anda dari menggunakan aplikasi absen.
Selain manfaatnya bagi karyawan, aplikasi absen juga memberikan kemudahan bagi perusahaan, terutama untuk divisi Human Resources Department. Beberapa manfaat tersebut antara lain yaitu:
1. Kemudahan dalam proses rekapitulasi kehadiran
Salah satu tugas dan tanggung jawab divisi Human Resources adalah merekapitulasi kehadiran para karyawan, mulai dari data kehadiran hingga keterlambatan. Jika biasanya hal ini dilakukan oleh mesin fingerprint saat seluruh karyawan datang ke kantor, namun bagaimana dengan karyawan yang bekerja dari rumah atau work from home (WFH)?
Karena itulah dibuat sebuah sistem aplikasi absen yang mempunyai tugas dan fungsi yang sama layaknya mesin fingerprint sehingga divisi HRD dapat dengan mudah melakukan pencatatan serta rekapitulasi data secara otomatis dan efisien tanpa perlu menghabiskan waktu untuk mendatanya secara manual.
2. Transparansi & Realtime
Melalui aplikasi ini, tentunya divisi HRD dapat mengecek kehadiran para karyawan secara realtime dan transparan karena seluruhnya tercatat secara otomatis pada sebuah sistem secara akurat.
Selain itu, aplikasi absen ini ternyata juga membantu tim personalia untuk melakukan update terbaru secara langsung tanpa perlu memindahkannya secara manual dari satu perangkat ke perangkat lainnya. Hal ini dikarenakan seluruhnya dapat diakses, baik melalui desktop device maupun mobile device atau smartphone.
3. Tingkat akurasi yang lebih baik
Absensi manual rentan terhadap kesalahan manusia. Tidak jarang staf mengeluhkan bahwa mereka mendapatkan data absensi yang salah atau tidak akurat dari tim HR. Ketidaktepatan semacam ini akan berdampak pada perhitungan gaji, yang pada akhirnya akan berdampak buruk bagi semua orang. Oleh karena itu, banyak pemilik bisnis mulai menggunakan sistem absensi online selama social distancing ini. Dengan demikian, pekerjaan tim HR akan lebih mudah diatur dan mengurangi kesalahan manusia. Data dan informasi dari HRD akan lebih akurat.
4. Lebih hemat
Mengelola data kehadiran secara manual sangat memakan waktu. Mungkin tidak masalah jika perusahaan Anda memiliki karyawan tidak lebih dari 20 orang. Tapi, bagi mereka yang memiliki seribu karyawan, itu memang cukup menjadi masalah. Tim HR harus memproses dokumen spreadsheet dengan ribuan baris. Sedangkan, dengan aplikasi absen, tim HR dapat memantau absensi karyawan dengan mudah. Sistem bekerja pada pencatatan kehadiran dan perhitungan gaji secara otomatis. Aplikasi ini akan membuat tim HR bekerja lebih efisien.
5. Mudah untuk memantau jam kerja karyawan
Bekerja dari rumah membuat tim HR kesulitan memantau kinerja karyawan. Tidak ada yang tahu apakah karyawan itu bekerja atau malah tidur siang. Pantau karyawan Anda dengan WhatsApp mungkin tidak berfungsi. Namun, dengan aplikasi absen, Anda dapat dengan mudah memantau kehadiran karyawan Anda. Informasi seperti absen, lembur, dan cuti tersedia secara jelas.
6. Manajemen cuti
Software absensi memudahkan pengelolaan segala hal yang berkaitan dengan absensi, termasuk cuti. Aplikasi absen memudahkan tim HR untuk mengelola cuti karyawan. Yang Anda butuhkan hanyalah masuk ke sistem untuk melihat berapa banyak cuti yang tersisa. Dengan cara ini, karyawan Anda tidak perlu meminta staff HR untuk mengetahui berapa banyak cuti yang mereka miliki.
Itulah beberapa manfaat yang dapat diperoleh tim HR Anda dari menggunakan aplikasi absen. Di masa-masa sulit seperti sekarang ini, sebagai pemilik perusahaan, Anda harus bekerja lebih keras dan lebih kreatif untuk membuat bisnis Anda tetap bertahan. Menggunakan perangkat lunak kerja jarak jauh seperti aplikasi absen adalah cara terbaik. Menggunakan software juga akan memudahkan tim HR Anda untuk melakukan pekerjaannya dengan berbagai otomatisasi.
7. Menghitung jam kerja secara akurat
Dengan adanya sistem aplikasi absen secara online ini tentunya membuat perhitungan jam kerja menjadi semakin akurat dan sesuai dengan peraturan dan kebijakan yang telah ditetapkan oleh perusahaan mengingat banyak oknum karyawan yang memanfaatkan waktu jam kerja tidak sesuai dengan peraturan dan kebijakan yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
8. Menjadi Dasar Penentuan Gaji Karyawan
Melalui sistem aplikasi ini, perusahaan dapat mengetahui karyawan mana saja yang bekerja secara produktif dan mana yang tidak. Dengan melihat hal ini, perusahaan dapat dengan mudah menentukan besaran gaji dari setiap karyawan atau bahkan membuat pembaharuan kesepakatan dengan karyawan dalam hal gaji.
Bukan hanya itu saja, melalui aplikasi ini, perusahaan juga dapat menggaji karyawan secara adil dan transparan sesuai dengan perhitungan jam kerja yang dilakukan oleh masing-masing karyawan.
9. Menghemat Biaya dan Waktu
Dengan menggunakan sistem aplikasi absen secara online, perusahaan akan menghemat waktu dan biaya mereka. Bayangkan saja, jika menggunakan mesin fingerprint, perusahaan perlu mengeluarkan biaya yang jumlahnya tidak sedikit, belum lagi dengan biaya maintenance atau perawatannya.
Sedangkan dengan menggunakan aplikasi atau HR information system, perusahaan tidak perlu lagi repot-repot membeli perangkat dalam jumlah banyak. Perusahaan hanya cukup membeli aplikasi dan menginstalnya sehingga perusahaan dapat menghemat waktu dan biaya.
Rekomendasi Aplikasi absen Terbaik
Berikut ini adalah beberapa aplikasi absen terbaik yang ada di Indonesia dan telah banyak digunakan oleh beberapa perusahaan terkemuka di Indonesia, baik yang free maupun yang berbayar serta beberapa detail yang ditawarkan, antara lain yaitu:
1. Mekari Talenta
Diantara banyak aplikasi HRIS lainnya, Talenta merupakan aplikasi yang paling banyak digunakan dan paling populer di Indonesia. Salah satu kelebihan yang dimiliki oleh aplikasi ini adalah hadirnya fitur GPS, fitur manajemen payroll, hingga database karyawan dengan menggunakan basis cloud.
Di Google Play, aplikasi ini telah di download jutaan kali dan diberi rating sebesar 4.0 oleh seluruh pengguna yang telah mendownloadnya. Salah satu kelebihan dari aplikasi ini dibandingkan dengan aplikasi lainnya adalah terdapatnya fitur live chat di dalamnya sehingga jika terjadi gangguan atau kesalahan sistem, para penggunanya dapat langsung berkomunikasi untuk mencari solusi yang terbaik.
Kelebihan Mekari Talenta:
Keunggulan dari Mekari Talenta ini salah satunya adalah fitur yang dibawakan sangat banyak dan berlimpah. Mulai dari pinjaman tunai, halaman recruitment, halaman cuti custom, hingga pengumuman karyawan pun disediakan oleh Mekari Talenta ini, berikut ini detail fiturnya
- Fitur payroll, fitur ini membantu perusahaan menghitung dan bisa membayar payroll karyawan secara otomatis setiap bulannya. Proses payroll lebih efektif dan efisien karena tidak harus dilakukan di kantor.
- Fitur manajemen waktu, maka tim HR perusahaan bisa dengan mudah melakukan otomatisasi proses cuti karyawan dan lemburan yang dilakukan.
- Fitur absensi mobile, maka seluruh karyawan bisa melakukan absensi dengan mudah kapan dan dimana saja. Dan fitur ini juga memudahkan tim HR dalam melakukan pengawasan pada absensi karyawan sewaktu-waktu.
- Fitur database karyawan, dapat membantu HR dalam melakukan pengelolaan data dan informasi terkait karyawan. Mulai dari data personal, informasi tunjangan, hingga fasilitas yang berhak diterima karyawan sesuai kontrak kerjanya.
2. Time Clock by Homebase
Berbeda dengan GreatDay HR yang memiliki fitur lengkap, aplikasi Time Clock by Homebase hanya memiliki segelintir fitur yang dapat langsung digunakan. Berikut adalah beberapa fitur yang ditawarkan secara gratis.
3. WiFi Attendance
WiFi Attendance adalah salah satu aplikasi absen online yang paling sederhana karena tidak memanfaatkan GPS atau selfie (swafoto) untuk merekam kehadirannya. Persis seperti namanya, WiFi Attendance menggunakan jaringan internet nirkabel atau WiFi untuk merekam dan mengelola absensi karyawannya.
4. Clockify
Aplikasi ini dapat digunakan untuk melacak waktu yang digunakan oleh tiap karyawan dengan fitur time tracker dan memudahkan untuk mengatur jam kerja. Waktu yang dilacak ini kemudian akan direkap dalam timesheet dan dibuatkan laporan untuk mengetahui apakah waktu yang digunakan oleh karyawan efektif atau tidak.
5. CKZ Time Clock
Aplikasi CKZ Time Clock ini merupakan software yang melacak waktu atau time tracker yang juga dapat dimanfaatkan sebagai alat untuk merekam absensi karyawan. Fitur-fitur seperti perekam kehadiran, payroll, dan pemantauan karyawan secara real-time membuat aplikasi ini pantas untuk dipikirkan sebagai salah satu opsi aplikasi absen online.
6. Atenda
Sama seperti Talenta, Atenda merupakan salah satu aplikasi absen yang juga banyak dicari oleh perusahaan. Namun yang membedakan adalah aplikasi ini ternyata mempunyai fitur payroll di dalamnya sehingga membantu para pengusaha dan pebisnis agar usaha dan bisnisnya terus berkembang.
Beberapa fitur yang ditawarkan pada aplikasi ini seperti absensi karyawan, pembuatan jadwal, bertukar jadwal, dan beberapa fitur lainnya. Meski secara tampilan terbilang rumit, namun telah tersedia tutorial hingga video demo yang bisa dipergunakan oleh pengguna untuk memahami sistem pada aplikasi ini.
