Mitra Terkini
Terkini.id - Sebagai pekerja kantoran, kita dituntut harus terus beradaptasi dengan berbagai perkembangan. Salah satunya penggunaan aplikasi absensi karyawan sebagai solusi dalam masalah efisiensi waktu. Seringkali di masa pandemi kita terhalang masalah komunikasi, beberapa perusahaan adaptif mencoba mengubah sistem kerja mereka yang awalnya work from office menjadi work from home atau remote working. Namun tak jarang ketika bekerja dari jaringan, kita dibingungkan dengan masalah absensi.
Apa itu Aplikasi Absensi Karyawan?
Aplikasi absensi karyawan adalah aplikasi yang didesain untuk memudahkan karyawan dalam merekap kehadiran masing-masing individu. Selain itu aplikasi ini sengaja dibuat untuk memudahkan karyawan dalam mengaudit informasi kehadiran, sehingga data kehadiran akan didapat secara rapi, terstruktur dan rinci.
Semakin berkembangnya software aplikasi, maka banyak pula berdatangan aplikasi-aplikasi di playstore yang mempunyai fungsi sama yaitu mengaudit absensi karyawan. Karena banyaknya aplikasi absensi karyawan yang bertebaran, sehingga sering membingungkan pengguna tentang mana aplikasi absensi karyawan terbaik.
Perlu sekali kami merekomendasikan kepada Anda aplikasi absensi karyawan berkualitas yang bisa digunakan dalam aktifitas mengaudit kehadiran karyawan di kantor, maupun secara online. Namun sebelum masuk pada rekomendasi aplikasi absensi karyawan yang bagus untuk Anda, kita ajak dulu berselancar mengenal format, manfaat dan tujuan dari aplikasi tersebut.
Pembagian Format dalam Absensi Karyawan
Dalam pembagiannya, format absensi karyawan dibagi berdasarkan sistem kerja yang digunakan pada sebuah perusahaan di antaranya adalah :
1. Absensi Karyawan Offline
Sistem absensi karyawan offline seperti namanya, yaitu sistem yang merancang dan mengaudit absensi karyawan, namun dilakukan secara konvensional alias manual. Sistem ini sering menyita waktu dan sudah banyak ditinggalkan oleh berbagai perusahaan, karena tidak efisien dan juga menghabiskan beberapa perangkat seperti buku absensi dan sering terjadinya kesalahan.
2. Absensi Karyawan Online
Absensi yang kedua dengan format atau sistem online. Di mana banyak perusahaan yang telah menggunakannya, alasannya selain lebih mudah juga dapat mengefisiensi waktu. Biasanya karyawan hanya perlu menempelkan jari ke sistem fingerprint yang sudah ada di perusahaan.
Lalu, sistem akan mendeteksi kehadiran kita dan mengaudit datanya sendiri. Selain menggunakan sistem online tersebut juga telah tersedia berbagai aplikasi absensi karyawan yang bisa di unduh melalui playstore secara mudah. Terlebih dengan keadaan yang memaksa karyawan melakukan kerja secara hybrid dan work from home selama pandemi.
Apa sih Tujuan dan Manfaat Saat Menggunakan Aplikasi Absensi Karyawan ?
Biasanya sistem aplikasi online yang dibuat sangat memudahkan pimpinan perusahaan dalam memonitor kehadiran baik datang hingga pulangnya karyawan mereka pada hari kerja. Aplikasi yang digunakan juga tak jarang terintegrasi dengan sistem tertentu pada perusahaan sehingga data bisa dilihat secara cepat dan rinci.
Adanya aplikasi absensi juga akan membuat pimpinan lebih mudah untuk merekap gaji yang diberikan. Bukti yang konkrit dari data kehadiran staf akan mampu melihat siapa saja karyawan yang memiliki semangat kerja tinggi dan siapa juga karyawan yang memiliki masalah dalam kerajinannya.
Sehingga absensi adalah sistem yang tak boleh dihilangkan untuk tetap menjaga kualitas dan profesionalitas sebuah perusahaan. Absensi akan mengetahui bagaimana karyawan bekerja, berkaitan dengan kepatuhan menaati peraturan yang telah disepakati hingga konsistensi karyawan dalam menjaga performa dan kualitas kerja mereka.
Keuntungan dan Kekurangan Ketika Menggunakan Aplikasi Absensi Karyawan
Setiap barang yang kita gunakan, termasuk masalah elektronik dan software mungkin diciptakan untuk memudahkan pekerjaan manusia, namun selain memiliki keuntungan juga memiliki kelemahan. Tergantung persepsi kita apakah ingin menggunakannya ataukah tidak. Termasuk pada aplikasi absensi karyawan yang memiliki sisi positif berupa keuntungan dan sisi negatif berupa kekurangan.
Keuntungan Menggunakan Aplikasi Absensi Karyawan Cukup Banyak di antaranya :
1. Aplikasi Absensi Karyawan Mampu Menghemat Waktu
Tak dapat dipungkiri setiap perusahaan berlomba-lomba untuk membuat pekerjaan mereka menjadi lebih efisien. Bahkan banyak juga perusahaan yang mengurangi tenaga manusia dan menggantinya dengan robot. Hal ini bukan tak lain supaya bisa menghemat waktu.
Saat waktu digunakan secara efektif untuk hal-hal penting lainnya dari pada sekedar melakukan absensi dan mengauditnya dengan waktu yang lama. Tentu dengan menghemat waktu para karyawan bisa fokus ke hal lain yang lebih penting, dan menghasilkan profit yang lebih tinggi bagi perusahaan.
Selain itu seringkali terjadi jika menggunakan absensi manual tindak kecurangan bisa dijalankan lebih mudah. Seperti adanya sistem titip absen, yang dapat merugikan perusahaan. Biasanya karyawan yang tidak hadir akan menitipkan kehadiran mereka melalui tanda tangan yang dijiplak kepada teman kantor.
Mereka dengan mudah bisa absen dari pekerjaan namun di data tetap hadir. Yang mana dalam perhitungan gaji sering tidak efektif. Dalam istilah budaya indonesia sehari-hari disebut dengan makan gaji buta. Namun dengan aplikasi, pimpinan akan lebih tenang dalam menangani para karyawannya. Dimana data teraudit secara baik dan tidak perlu merisaukan masalah absensi lagi.
2. Melakukan Audit dan Rekapitulasi Absensi Lebih Mudah
Saat menggunakan aplikasi absensi karyawan. Selain menghemat waktu, dari segi audit akan lebih mudah serta hasil yang didapat pun lebih detail. Seringkali ketika perusahaan melakukan audit data secara manual, akan menyulitkan karena dilakukan oleh manusia dan memungkinkan adanya kesalahan.
Karena aplikasi menggunakan sistem, jadi kesalahan tersebut bisa terminimalisasi. Selain itu, data yang didapat bisa lebih cepat, karena aplikasi yang biasanya terintegrasi dengan akun perusahaan akan memberi kemudahan bagi pimpinan dalam melihat perkembangan kehadiran karyawannya setiap waktu.
3. Menggunakan Aplikasi Absensi Mampu Menghemat Biaya
Tak dapat dipungkiri, kehadiran aplikasi absensi karyawan akan mampu menekan pengeluaran biaya dari perusahaan. Hal ini karena biasanya aplikasi hanya menghabiskan uang untuk membeli satu sistem dan bisa digunakan dengan jumlah karyawan berapapun. Terlebih lagi sekarang juga bertebaran beragam aplikasi absensi gratis yang bisa Anda gunakan jika perusahaan Anda masih berada pada pengembangan atau perusahaan rintisan.
Melalui aplikasi absensi karyawan cukup melakukan absen melalui aplikasi online saja yang mana akan sangat menekan pengeluaran anggaran, tidak butuh banyak perangkat, ataupun besarnya buku yang dibeli setiap bulan. Karena semuanya sudah terselesaikan cukup dari ponsel seluler masing-masing karyawan.
4. Bisa Membaca Kehadiran Karyawan Secara Akurat dan Detail
Karena di integrasi melalui sistem, sehingga minim terjadinya kesalahan. Hal ini juga membuat aplikasi bisa berjalan dengan baik. Selain itu sistem biasanya dapat merekap detik, menit dan jam perusahaan hadir dengan tepat. Sehingga para pemimpin perusahaan bisa mudah memantau performa karyawan lebih efektif
5. Karyawan Menjadi Lebih produktif
Melalui kehadiran aplikasi absensi juga membuat karyawan bekerja secara prima, karena dari segi efisiensi waktu, tenaga dan biaya telah mampu diatasi oleh aplikasi absensi saja. Pekerjaan lain bisa dilanjutkan dengan nyaman sebab urusan kehadiran sudah ada yang mengambil alih berupa sistem, perusahaan juga tidak perlu lagi meminta atau merekrut karyawan khusus untuk menangani masalah absensi.
Poin Penting yang Wajib Diperhatikan Dalam Menggunakan Aplikasi Absensi Online
Tidak hanya keuntungan, aplikasi absensi juga memiliki poin penting tersendiri diantaranya adalah :
1. Aplikasi Bergantung Pada Kualitas Ponsel Karyawan
Saat menggunakan aplikasi absensi karyawan harus disertai juga dengan fasilitas ponsel para karyawan yang prima. Karena seringkali aplikasi tidak mensupport jenis atau versi tertentu dari ponsel karyawan. Biasanya juga bisa terjadi masalah internal seperti masalah penyimpanan, upgrade yang tidak didukung oleh ponsel hingga masalah lain seperti kualitas ponsel secara fisik, entah masalah pada touchscreen dan lain sebagainya.
2. Aplikasi harus didukung oleh Koneksi Internet yang Baik
Jika para karyawan berada di kota atau di desa dengan kualitas jaringan yang bagus mungkin akan memaksimal dan memudahkan dalam absensi. Namun, sesekali dan tak jarang juga karyawan berada di tempat yang memiliki sinyal buruk sehingga mengganggu dalam masalah absensi. Terutama karyawan yang bekerja secara remote maupun work from home.
Beberapa daerah juga memiliki situasi yang mana, saat listrik ditempatnya mati otomatis layanan provider yang menyediakan jaringan internet juga mati. Belum lagi masalah cuaca yang sering kali menghambat, entah itu badai yang tiba-tiba saja bisa datang dan menghilangkan koneksi dan lain sebagainya.
Setelah mengetahui berbagai macam keunggulan dan memahami poin penting dari aplikasi absensi karyawan. Anda tentu harus mengetahui jenis aplikasi seperti apa yang bisa menjadi rekomendasi terbaik sebagai audit absensi karyawan.
Salah satu aplikasi absensi karyawan yang memiliki pencatatan akurat, rinci dan terpercaya yaitu aplikasi Mekari. Aplikasi absensi karyawan dari Mekari ini adalah sebuah platform terbaik yang bisa digunakan untuk karyawan mengelola data dan juga melakukan audit data kehadiran karyawan.
Sistem yang digunakan sangat akurat dan terpercaya dimana karyawan nantinya diminta untuk mengambil gambar selfie sehingga otomatis aplikasi mendeteksi lokasi karyawan. Setelah itu barulah absensi siap dikirim.
Bagi Anda yang merupakan perusahaan besar dan takut akan masalah privasi aplikasi ini. Tidak usah risau aplikasi absensi karyawan Mekari telah memiliki standar keamanan yang terjamin mengikut dari standar ISO 27001 di mana ukuran keamanan aplikasi ini hampir setara dengan bank.
Buat Anda yang tertarik untuk menggunakan aplikasi Mekari sebagai bagian dari perusahaan tidak usah risau. Cukup melalui Mekari segala permasalahan absensi bisa diatasi dengan mudah dan terjamin. Sekarang sudah tahukan segala seluk beluk informasi mengenai absensi karyawan.
Anda bisa mencobanya di perusahaan dan mendapatkan segala jenis keuntungan dan manfaat dari menggunakan aplikasi absensi online. Namun, jangan lupa aplikasi absensi online yang digunakan melalui smartphone oleh karyawan dipengaruhi oleh jaringan dan berbagai jenis hal lainnya.
Untuk itu jangan lupa mengecek setiap alamat karyawan dan memastikan karyawan memiliki provider seluler yang baik sehingga dalam audit data menggunakan ponsel seluler yang berkualitas dan bagus. Aplikasi absensi karyawan menjadi satu dari solusi mudah dalam memudahkan karyawan melakukan rekap kehadiran dan juga memudahkan pimpinan untuk merekap data secara tepat dan meng-upgrade performa.
