Tips Mengatur Inventory Barang Agar Tetap Terkontrol dengan Aplikasi Inventory

Terkini.id - Agar bisnis lebih mudah dikelola dan dikembangkan, salah satu aspek yang perlu dipertimbangkan adalah manajemen inventaris. Kamu harus mampu mengatur inventory barang yang tersedia di gudang dengan seakurat dan optimal. Bagaimana cara untuk melakukannya? Salah satu cara yang bisa kamu lakukan adalah dengan membuat dan memahami laporan inventory barang yang benar menggunakan aplikasi inventory.

Terlepas dari apapun jenis usaha yang kamu geluti, laporan inventory barang yang relevan, terkini, dan cermat akan membantu kamu untuk mengurangi ketidakefisienan yang menghambat proses produksi. Dari laporan inventory barang yang kamu buat, terdapat data yang penting untuk menyusun strategi-strategi dalam meningkatkan profit tanpa menghabiskan banyak waktu dan sumber daya yang berlebihan.

Baca juga: 5 Keuntungan Menggunakan Aplikasi Gudang untuk Mengatur Inventaris Bisnis

Laporan inventory barang bisa dibuat secara manual atau dengan aplikasi. Sebaiknya, kamu pilih cara membuat dengan aplikasi supaya laporan cepat selesai dan selalu siap disajikan. Selain itu, dengan aplikasi inventory barang akan sangat membantu kamu karena tidak perlu membuat banyak jenis laporan inventory barang.

Dengan satu aplikasi inventory barang, kamu bisa memakainya untuk banyak jenis laporan inventory barang. Kamu pasti akan sangat dimudahkan karena tidak banyak menyita waktumu.

Pentingnya Aplikasi Inventory Barang

Aplikasi inventory barang merupakan bagian dari sistem manajemen inventory atau sistem sistem manajemen inventory barang. Aplikasi inventory barang sangat penting dilakukan untuk mengetahui kondisi sebenarnya mengenai barang yang ada di gudang. Kalau barang di gudang lebih banyak atau lebih sedikit dibandingkan data yang tercatat dalam pembukuan, mungkin saja terjadi kesalahan pada pencatatan sebelumnya.

Baca juga: 3 Aplikasi Penjualan Pembelian Terbaik di Indonesia

Ada banyak manfaat yang bisa diperoleh sebuah perusahaan kalau menggunakan aplikasi inventory barang. Berikut ini, beberapa manfaat yang akan diperoleh dengan menggunakan aplikasi inventory barang, yaitu:

• Mengetahui adanya kekurangan barang sehingga dapat segera menambahkannya
• Menghindari perbedaan antara barang yang disimpan dan keberadaan data
• Menjadi bahan pengambilan keputusan untuk perkembangan penjualan pada sebuah perusahaan
• Kondisi barang di gudang bisa diperiksa secara seksama dan lebih detail
• Arus keluar masuk barang terdata dengan baik dan benar
• Sebagai prosedur sistem pengendalian internal perusahaan
• Menghitung kas, aktiva, hutang, dan piutang perusahaan.
• Merencanakan strategi stock adjustment bagi perusahaan

Jenis-Jenis Laporan Inventory Barang

Ada banyak jenis laporan inventory barang biasa digunakan dalam bisnis. Maka dari itu, membuat secara manual satu per satu akan sangat melelahkan. Aplikasi inventory barang akan jauh lebih efektif, karena bisa kamu operasikan untuk setiap jenis laporan. Berikut ini, beberapa jenis laporan inventory barang yang harus kamu buat.

1. Laporan Stock on Hand

Stock on Hand merupakan laporan barang yang tersedia di gudang. Laporan ini berguna agar kamu bisa selalu tahu jumlah inventaris yang tersedia. Selain itu, kamu juga bisa mengambil keputusan untuk melakukan pembelian barang yang dinilai harus segera disiapkan untuk pelanggan.

2. Laporan Perubahan Inventory Barang

Mengetahui jumlah ketersediaan inventory barang saja ternyata belum cukup. Kamu harus tahu faktor-faktor yang yang mempengaruhi aliran barang di gudang demi stock control yang lebih baik. Laporan perubahan inventory barang sangat berguna untuk memantau keluar masuknya barang dengan mudah serta melihat penyebab dari fluktuasinya.

3. Laporan Rasio Perputaran Inventory Barang

Laporan rasio perputaran inventory barang merupakan laporan yang sederhana namun dapat menggambarkan seberapa efisien barang-barang bergerak melalui rantai pasokan. Maksudnya, melalui laporan ini kamu akan bisa melihat seberapa cepat waktu yang dibutuhkan untuk memasok barang.

Laporan ini juga dapat ditujukan untuk barang yang memiliki performa bagus dan yang tidak bagus. Dengan begitu, kinerja inventaris perusahaan secara keseluruhan akan lebih terarah.

4. Laporan Fill Rate

Salah satu tujuan utama stock control adalah untuk menghindari kekosongan stok agar kepuasan pelanggan tetap dapat diutamakan. Agar kekosongan tidak terjadi, maka kamu perlu laporan fill rate.

Laporan ini berarti persentase pesanan pelanggan yang dapat dipenuhi dalam jangka waktu tertentu. Dalam proses pemenuhannya, mungkin kamu akan mengalami kehabisan inventory barang. Tapi, dengan adanya laporan fill rate ini, kejadian semacam itu bisa diminimalisir.

Laporan fill rate akan memberikan data rata-rata fill rate item dalam waktu tertentu atau menunjukkan distribusi barang yang dipesan pelanggan dengan sangat jelas. Laporan semacam ini sangat berguna buat kamu untuk mengidentifikasi jenis-jenis pesanan yang kompleks dari para pelanggan.

Jenis-jenis laporan inventory barang di atas merupakan bagian penting untuk kelancaran inventory atau produk dari usahamu. Tanpa laporan inventory barang tersebut, dipastikan akan ada banyak ketidaksesuaian yang kamu hadapi. Tapi, kamu akan sangat kesulitan membuat laporan-laporan tersebut secara manual. Maka dari itu, solusi terbaik adalah dengan menggunakan aplikasi inventory barang yang terintegrasi.

Tips Mengatur Persediaan Barang Agar Tetap Terkontrol

Mengatur persediaan barang merupakan salah satu kegiatan yang harus dilakukan oleh pelaku bisnis agar inventory barang selalu tersedia sesuai dengan permintaan konsumen. Selain itu, inventory barang yang tetap terkontrol akan menghindari dari penumpukan barang di gudang yang kemungkinan akan rusak jika tidak segera terjual atau tersalurkan kepada konsumen.

Mengatur persediaan barang perlu diperhatikan bagi setiap pebisnis, khususnya bisnis retail yang memiliki banyak barang. Bagi yang memiliki gudang penyimpanan inventory barang, sudah pasti membutuhkan tenaga yang besar dan waktu yang tidak sedikit untuk mengontrolnya.

Namun, ada beberapa cara yang bisa kamu lakukan untuk mengatur persediaan barang agar tetap terkontrol. Berikut ini beberapa cara yang bisa bisa lakukan.

1. Melakukan Stock Opname Secara Berkala

Stock Opname adalah tahapan yang harus terjadi dalam sebuah bisnis, khususnya untuk bisnis retail dengan banyak jenis barang. Tahapan ini sangat penting untuk memastikan barang yang dijual selalu terdata, layak dikonsumsi, dan selalu tertata rapi di gudang.

Kegiatan stock opname sangat menyita waktu, karena ketersediaan barang produksi yang ada di gudang akan dihitung secara langsung. Tidak peduli berapa jumlahnya, semua inventory barang harus didata dengan lengkap.

Di dalam gudang, biasanya terjadi hal-hal yang tidak diinginkan seperti barang hilang, rusak, atau dipindahkan tanpa disadari. Dengan kejadian tersebut, tentu informasi mengenai jumlah stok yang ada akan berbeda dengan jumlah stok fisik yang ada di gudang.

Untuk mengaturnya, kamu perlu melakukan pengecekan barang secara berkala. Standar operasional ini harus dilakukan agar kamu bisa tahu saat ada barang yang hilang dan rusak secara periodik. Beberapa hal yang perlu kamu lakukan dalam standar operasional ini adalah dengan melakukan pengecekan sebelum barang disimpan dan melakukan pencatatan secara rutin.

2. Menggunakan Aplikasi Pengelolaan Inventory Barang

Mengontrol inventory barang saat ini sangat mudah dengan bantuan teknologi. Kalau dulu dilakukan secara manual atau konvensional, sekarang kamu melakukan dengan mudah pakai aplikasi atau software. Bahkan, beberapa aplikasi sudah bisa terintegrasi langsung dengan media internet.

Dengan adanya aplikasi, maka mengelola inventory barang dalam jumlah yang banyak akan dapat dilakukan dengan cepat dan akurat. Aplikasi akan membantu kamu untuk mengatur inventory barang di dalam gudang. Aplikasi saat ini sudah sangat beragam dan semakin lengkap fiturnya.

Kamu bisa melakukan banyak hal seperti pencatatan keluar-masuk barang, pemindahan barang, dan pengecekan inventory barang tersisa. Selain itu, dengan memanfaatkan aplikasi maka setiap data dan aktivitas dalam gudang akan terekam dalam sistem sehingga membuat pekerjaan menjadi lebih menghemat waktu, tenaga, dan biaya.

3. Membuat Daftar dan Jumlah Inventory Barang

Cara mengatur inventory barang yang sangat penting lainnya adalah dengan membuat daftar dan jumlah inventory barang. Kamu harus selalu tahu daftar dan jumlah inventory barang yang up to date agar bisa mengontrol aktivitas inventaris.

Dengan membuat daftar inventory barang, kamu bisa menganalisis barang yang sering terjual dan yang sudah mulai menumpuk karena tidak kunjung terjual. Selanjutnya, kamu bisa melakukan tindakan yang tepat dan sesuai dengan keadaan inventory barang yang ada.

4. Melakukan Forecasting

Salah satu keputusan penting yang harus dilakukan adalah membuat forecast untuk memperkirakan pergerakan inventory barang. Dalam tindakan ini, kamu harus lebih dulu mengetahui jumlah inventory barang yang dibutuhkan pada beberapa waktu ke depan, khususnya kalau menjual berbagai macam jenis barang.

Dengan melakukan forecasting, maka kamu bisa menyiapkan stok yang cukup untuk periode berikutnya. Selain itu, forecasting juga berguna untuk menjaga stabilitas pada bisnis yang dijalani.

5. Memberi Kode untuk Setiap Barang

Kode akan sangat membantu kamu dalam bisnis, khususnya kalau kamu menjual berbagai macam barang. Kode pada setiap barang berguna untuk mengetahui jenis barang yang lebih spesifik pada saat penjualan. Ada banyak cara yang bisa dilakukan dalam membuat kode, misalnya dengan huruf, angka, atau warna.

Sistem Manajemen Inventory Barang

Sistem manajemen inventory barang atau sistem manajemen inventory telah menjadi bagian yang sangat penting dalam penjualan seperti perusahaan ritel, grosir, F&B, dan berbagai industri lainnya yang melibatkan pengelolaan inventory barang. Sistem manajemen inventory pada awalnya hanya berfungsi sebagai spreadsheet sederhana untuk melacak persediaan di gudang, namun sekarangi fungsinya menjadi semakin kompleks dan luas.

Manfaat Sistem Manajemen Inventory Barang

Sistem manajemen inventory atau sistem manajemen inventory barang merupakan kombinasi teknologi yang terdiri atas hardware dan software untuk proses dan prosedur yang mengawasi pemantauan dan pemeliharaan barang-barang yang disimpan oleh suatu perusahaan. Barang-barang tersebut bisa merupakan aset perusahaan, bahan baku, atau produk jadi yang siap dikirim ke vendor atau konsumen akhir.

Sekarang, kebanyakan sistem manajemen inventory dapat diintegrasikan dengan sistem-sistem lainnya seperti sistem akuntansi, sistem pembelian, dan sistem ERP. Sistem manajemen inventory yang canggih memungkinkan perusahaan bisa mengelola inventory barang yang disimpan pada setiap gudang yang tersebar. Selain itu, beberapa manfaat sistem inventory yaitu:

• Penyimpanan data terpusat, meskipun inventory barang berada pada tempat yang berbeda.
• Sebagai Stock Control agar perusahaan selalu bisa menyediakan barang yang dibutuhkan untuk memenuhi permintaan konsumen.
• meningkatkan Efisiensi dari berbagai aktivitas kompleks yang termasuk dalam penanganan stok dapat dibuat menjadi lebih sederhana.
• Produktivitas yang optimal, karena karyawan bisa lebih fokus pada tugas-tugas lain yang tidak kalah penting.
• menghemat biaya
• Mudah diimplementasikan.
• Meningkatan kepuasan pelanggan
• Memberikan prakiraan dan perencanaan yang akurat

Fitur-Fitur dalam Sistem Manajemen Inventory Barang

Meskipun saat ini ada banyak aplikasi inventory barang yang beredar, tapi perlu kamu ingat betul bahwa tidak aplikasi memiliki fitur-fitur yang sama. Beberapa di antaranya memungkinkan penggunanya untuk mengelola inventory barang di banyak gudang dan sebagian hanya memungkinkan penggunanya untuk mengelola inventory barang pada satu gudang saja. Tapi, ketika kamu harus menggunakan sistem manajemen inventory barang, maka pastikan aplikasi tersebut memiliki beberapa fitur berikut ini.

• Fitur Manajemen Stok untuk membantu pengguna dalam memantau pergerakan stok dari satu lokasi ke lokasi lain.
• Fitur Manajemen Procurement yang berguna untuk mengatur jumlah minimum stok dan menyalakan notifikasi yang akan memberi tahu kalau persediaan sudah mencapai tingkat minimum.
• Fitur Manajemen Supplier yang berfungsi untuk menyimpan seluruh informasi lengkap terkait pemasok.
• Fitur Barcode Scanning yang berguna untuk membuat barcode secara otomatis sehingga mempercepat proses pelabelan.
• Fitur Shipment Tracking, yang berguna sebagai alat pelacakan.
• Fitur Laporan Inventaris yang berguna untuk menunjukkan data analitik lengkap tentang pergerakan stok, valuasi stok, jumlah stok, dan inventory turnover.

Meskipun tidak ada salahnya kalau kamu memakai laporan inventory barang secara manual atau konvensional. Tapi, untuk bisnis saat ini, rasanya akan sulit bisa bersaing dengan kompetitor kalau kamu tidak tidak memanfaatkan teknologi. Belum lagi banyak jenis laporan inventory barang yang harus kamu miliki.

Maka itu, menggunakan aplikasi inventory barang atau sistem manajemen inventory adalah satu upaya agar kamu bisa bersaing dalam bisnis. Dengan fitur-fitur yang tersedia pada aplikasi inventory barang, kamu bisa memperoleh data yang akurat mengenai kebutuhan konsumen. Selanjutnya, kamu bisa memberikan kebutuhan tersebut dengan cepat dan akurat.

Kelola Aplikasi Inventory Barang Terbaik

Mekari Jurnal merupakan software akuntansi online dengan laporan keuangan seperti neraca keuangan, arus kas, laba-rugi, dan lainnya. Tujuan Mekari Jurnal adalah memudahkan pembukuan serta proses akuntansi pemilik bisnis.

Semua perusahaan dan pengusaha pasti menginginkan administrasi yang berjalan baik sementara masih banyak perusahaan yang kesusahan untuk mengelola administrasi yang baik, untuk itulah Mekari Jurnal hadir sebagai aplikasi inventory barang untuk menunjang kesuksesan pebisnis.

Dengan menggunakan Mekari Jurnal, maka lebih menghemat waktu proses administrasi dan operasional, dengan harga yang efisien, efektif dan cepat. Karena itu, pebisnis bisa lebih fokus untuk mengembangkan usahanya.