Mitra Terkini
Terkini.id - Penandatanganan dokumen kini tidak lagi harus dilakukan secara konvensional karena sudah tersedia tanda tangan (TTd) elektronik atau e-sign. Tanda tangan elektronik mengacu pada simbol yang dibuat untuk mewakili identitas diri seseorang secara online.
Singkatnya, TTd ini digunakan untuk menandatangani dokumen digital untuk memudahkan proses verifikasi, baik untuk tujuan bisnis maupun perjanjian lainnya. Walaupun penandatangan menjadi lebih mudah secara online, Anda tidak bisa membubuhkan simbol ini secara sembarangan. Ada istilah tanda tangan elektronik (TTE) tersertifikasi yang membedakannya dari e-sign pada umumnya.
Lantas, apa itu tanda tangan elektronik tersertifikasi? Mengapa penting untuk menggunakan jenis TTd tersebut? Untuk menjawab pertanyaan tersebut, mari simak informasi lebih lengkapnya di bawah ini!
Apa itu Tanda Tangan Elektronik Tersertifikasi?
Dilansir dari laman Kominfo, tanda tangan elektronik tersertifikasi adalah jenis TTd yang digunakan sebagai syarat verifikasi dokumen sah yang penggunaannya diawasi oleh Kementerian Komunikasi dan Informatika. Bedanya TTd ini dari e-sign lainnya adalah simbol yang dibuat sudah tersertifikasi secara elektronik dan diterbitkan oleh Penyelenggara Sertifikat Elektronik (PSre).
Jadi, singkatnya, simbol TTd yang dibuat melalui aplikasi tersertifikasi tersebut sudah memuat informasi data diri seseorang di dalamnya dan terjamin kerahasiaannya. Selain itu, kekuatan hukum dari penggunaan TTd elektronik tersertifikasi ini juga setara dengan TTd basah (konvensional), loh!
Seseorang yang sudah membuat TTd tersertifikasi menunjukkan bahwa orang tersebut telah memenuhi keabsahan hukum berdasarkan UU Nomor 11 Tahun 2008 Pasal 11 Ayat (1) tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE).
Dengan e-sign tersertifikasi ini, Anda dapat mengecek keaslian TTd yang dibuat dari aplikasi tersertifikasi melalui situs Kominfo. Anda dapat mengunjungi situs https://tte.kominfo.go.id/verifyPDF di laman pencarian Google dan lainnya. Hanya dengan mengunggah TTd elektronik, situs akan menunjukkan informasi seputar nama pemilik, lokasi penandatangan, alasan penggunaan TTd, dan waktu dilakukannya pembubuhan TTd.
Itulah yang membedakan TTd elektronik bersertifikasi dengan yang tidak. Dengan begitu, segala aktivitas pembubuhan TTd bisa menjadi lebih aman dan terjamin keabsahannya.
Pentingnya Menggunakan Tanda Tangan Elektronik Tersertifikasi bagi Bisnis
Setelah memahami tentang pengertian TTE tersertifikasi lebih mendalam, tentu banyak manfaat yang diberikan oleh sistem ini, khususnya bagi bisnis. Berikut adalah alasan pentingnya menggunakan TTd tersertifikasi bagi bisnis yang bisa dijadikan perhatian para pebisnis:
1. Memiliki kekuatan hukum
Seperti yang sudah disinggung sebelumnya, TTE tersertifikasi menunjukkan bahwa segala aktivitas penggunaan tanda tangan tersebut sudah dilindungi hukum. Dengan kata lain, seseorang tidak bisa sembarangan menggunakan TTd orang lain untuk mewakili sebuah perjanjian atau transaksi tertentu.
TTd yang sudah memiliki sertifikasi dari PSrE dan diakui Kominfo akan sangat bermanfaat bagi keberjalanan sebuah bisnis. Bagaimana tidak? Dokumen bisnis biasanya mengandung informasi yang rahasia dan perlu dipertanggungjawabkan. Maka dari itu, sangat dihindari untuk seseorang mewakilkan orang lain dalam membubuhkan TTd bisnis.
Secara tidak langsung, e-sign tersertifikasi ini juga dapat menghindari bisnis dari kasus penipuan karena pebisnis bisa melaporkan pemalsuan tanda tangan kepada aparat hukum yang berwenang.
Terlebih bagi bisnis yang bergerak di bidang keuangan, TTd tersertifikasi ini dapat digunakan untuk mengesahkan sebuah transaksi, perjanjian keuangan, dan sebagainya. Dengan adanya TTd ini, aktivitas keuangan perusahaan atau individu pun bisa dilindungi oleh hukum.
2. Identitas perusahaan terjamin keamanannya
Alasan lainnya mengapa penting bagi bisnis untuk menggunakan e-sign tersertifikasi adalah terjaminnya keamanan identitas perusahaan.
Misalnya, dalam perusahaan, seorang direktur bertanggung jawab untuk menandatangani sejumlah dokumen perjanjian atau transaksi penting bisnis. Tentunya, sebagai pemimpin perusahaan, kerahasiaan data pribadi menjadi salah satu hal yang harus diutamakan. Maka dari itu, penting bagi perusahaan untuk menggunakan jasa penyedia tanda tangan elektronik yang tersertifikasi untuk menghindari kebocoran identitas pribadi.
E-sign elektronik tersertifikasi ini bisa menjamin identitas perusahaan karena adanya penggunaan teknologi asymmetric cryptography dan 2FA (Two-Factor Authentication). Teknologi asymmetric cryptography ini merujuk pada sistem yang memungkinkan pengguna untuk membuat kunci publik (public key) dan kunci pribadi (private key).
Kunci publik memungkinkan dokumen atau data tertentu bisa diakses oleh orang lain secara umum. Sementara itu, private key mengandung informasi privasi seseorang di dalamnya yang hanya bisa diakses oleh pengguna itu sendiri.
Sementara itu, 2FA adalah metode keamanan yang mengharuskan pengguna harus melewati 2 langkah verifikasi. Dengan begitu, orang lain tidak akan mudah bisa menggunakan e-sign Anda secara sembarangan.
3. Hemat biaya operasional
Bagi bisnis, menyiapkan dokumen dan ATK (alat tulis kantor) tentu akan mengeluarkan biaya yang cukup tinggi. Untuk mengefisiensikan biaya tersebut, Anda sebagai pemilik bisnis bisa menggunakan tanda tangan elektronik tersertifikasi agar seluruh aktivitas penandatangan dilakukan secara digital.
Anda tidak perlu memikirkan biaya pencetakan dokumen dan hanya perlu menyiapkan biaya layanan internet dan perangkat yang mendukung. Selain itu, Anda juga tidak perlu mengeluarkan biaya pengiriman dokumen untuk ditandatangani karena dapat dikirimkan melalui email atau aplikasi tertentu. Sangat efisien, bukan?
4. Efisiensi waktu penandatanganan
Sebagai bisnis yang harus banyak melakukan berbagai pekerjaan, akan semakin mudah bila penandatanganan bisa dilakukan tanpa batasan waktu dan tempat. Dengan kata lain, e-sign tersertifikasi ini memungkinkan Anda untuk bisa mengaksesnya di mana saja selama terhubung dengan koneksi internet.
Sistem ini akan mengefisiensikan waktu operasional bisnis untuk dialihkan ke tugas yang lebih banyak. Jadi, ketika seseorang harus menandatangani dokumen, ia hanya perlu membuka aplikasi, mengecek dokumen yang diberikan, lalu memasukkan TTd digital miliknya. Aktivitas tersebut tidak akan memakan banyak waktu dan hanya perlu beberapa menit saja.
5. Bentuk partisipasi mewujudkan konsep ramah lingkungan
Dengan menggunakan TTd tersertifikasi, berarti perusahaan Anda tidak perlu lagi menggunakan kertas untuk mencetak dokumen.
Pencetakan dokumen bisa menimbulkan jejak karbon dan penggunaannya akan menimbulkan sampah berlebih. Seluruh dokumen dapat dikirimkan secara digital melalui perangkat yang terhubung ke internet.
Setelah memahami pentingnya menggunakan tanda tangan elektronik tersertifikasi bagi bisnis di atas, kini Anda semakin yakin untuk mengaplikasikannya, bukan? Pastikan Anda membuat TTd elektronik dari aplikasi yang sudah tersertifikasi dan diakui Kominfo seperti Privy. Jadi, seluruh aktivitas bisnis Anda bisa terjamin keamanannya.
