Mitra Terkini
Terkini.id - Aplikasi Employee Self Service atau sering disingkat ESS adalah sebuah sistem yang digunakan oleh pelaku usaha atau perusahaan untuk memberikan akses kepada para karyawan dalam melihat data personal mereka dan mengatur beberapa hal terkait pekerjaan yang mereka lakukan.
Data personal tersebut biasanya terdiri dari data kehadiran atau absensi, jumlah libur yang mereka miliki, dan slip gaji.
Perusahaan biasanya telah memiliki kebijakan dalam menentukan batas jumlah libur untuk setiap karyawannya dalam jangka waktu satu bulan atau satu tahun.
Jadi, karyawan bisa dengan mudah melihat jumlah libur yang masih tersedia untuk mereka dengan adanya sistem aplikasi Employee Self Service. Selain itu, karyawan juga bisa membuat pengajuan izin atau cuti, libur, serta pengajuan lembur kepada tim HR melalui sistem ini.
Aplikasi Employee Self Service sangat berguna untuk karyawan dan tim HR perusahaan dalam menentukan setiap kebijakan tersebut. Karyawan bisa dengan mudah mengajukan beberapa hal tersebut secara online tanpa perlu membuat jadwal pertemuan langsung dengan tim HR. Di sisi lain, tim HR juga tidak perlu kerepotan dalam mendata dan merekap absensi, cuti, dll dari setiap karyawan dengan adanya sistem ini.
Tim HR mempunyai berbagai macam tugas dalam perusahaan yang berkaitan dengan sumber daya manusia. Adanya sistem ini dapat mempermudah pekerjaan tim HR tersebut dan memangkas lebih banyak waktu daripada menggunakan cara manual.
Selain itu, aplikasi Employee Self Service juga lebih akurat dan bisa mengurangi terjadinya human error. Jadi, waktu tersebut bisa dimanfaat oleh tim HR untuk menangani berbagai macam hal lainnya seperti rekrutmen, pengembangan perusahaan, serta mengelola regulasi perusahaan dari waktu ke waktu.
Meskipun tidak bisa menangani pekerjaan tim HR secara 100%, adanya sistem ESS dapat membantu meringankan pekerjaan dari tim HR dan membuat mereka menjadi lebih produktif.
Adanya sistem ini juga berguna untuk karyawan, karena karyawan bisa dengan mudah mengakses dan mengelola data personal mereka sesuai kebutuhan tanpa terkendala waktu dan tempat.
Kurangnya pengetahuan dari karyawan mengenai sistem perusahaan kerap kali menjadi kendala utama yang mengurangi produktivitas dari karyawan itu sendiri.
Misalnya saja, jika menggunakan cara lama, karyawan harus menghubungi atau bertemu secara langsung kepada tim HR untuk bisa melihat data personalnya.
Belum lagi jika karyawan tersebut masih baru, dia juga harus bertanya kepada karyawan lain terlebih dahulu mengenai prosedur yang perlu dilakukan dan membuat jadwal pertemuan dengan tim HR.
Hal tersebut tentunya sangat memakan waktu, waktu yang seharusnya bisa digunakan untuk hal-hal yang lebih produktif menjadi terpangkas karena proses yang panjang dan tidak efisien tersebut.
Sebagaimana menurut Michael Maoz dari Gartner Research & Distinguished Analyst, kemampuan dalam membuat dan memperoleh pengetahuan yang relevan dengan cepat adalah salah satu hal utama yang wajib dimiliki perusahaan untuk meningkatkan kualitas perusahaan itu sendiri.
Dalam survey Manajemen Pengetahuan yang dilakukan oleh Technology Services Industry Association (TSIA) pada tahun 2014 juga menunjukkan data 40% karyawan merasa produktivitas mereka bisa lebih tinggi 20%-30% jika manajemen perusahaan bisa lebih cepat dan efektif.
Hal tersebut juga didukung dengan penelitian yang dilakukan Perrin’s Global Workforce Study pada tahun 2003 yang menyatakan bahwa keterlibatan dan kemampuan karyawan sangat berkontribusi dalam kesuksesan perusahaan dalam jangka panjang.
Karena hal itulah, aplikasi Employee Self Service merupakan salah satu opsi dan solusi yang bisa digunakan oleh perusahaan dalam menangani masalah ini.
ESS bisa meningkatkan produktivitas karyawan karena akses informasi yang lebih mudah dijangkau. ESS juga menyediakan berbagai macam informasi yang diperlukan oleh karyawan secara cepat dan akurat karena bisa dijangkau melalui gadget mereka masing-masing dimana saja dan kapan saja.
Penerapan sistem aplikasi Employee Self Service ini juga mempunyai peran penting untuk membuat karyawan bisa terlibat secara langsung dengan perusahaan dan bertanggung jawab atas data pribadi mereka masing-masing. Hal ini berguna untuk meningkatkan produktivitas dan loyalitas dari setiap karyawan itu sendiri.
Fungsi Dari Aplikasi Employee Self Service
aplikasi Employee Self Service mempunyai berbagai macam fungsi utama dalam mengelola data pribadi setiap karyawan. Fungsi-fungsi tersebut diantaranya adalah:
1. Penjadwalan Jam Kerja
Adanya sistem ESS berfungsi untuk membantu proses penjadwalan jam kerja dari setiap karyawan. Apalagi jika perusahaan tersebut merupakan perusahan berskala besar yang mempunyai banyak karyawan dan mempunyai sistem shift.
Dahulu, pembuatan jadwal jam kerja tersebut harus dibuat secara manual oleh tim HR secara berkala. Hal ini rentan dengan adanya kekeliruan seperti jadwal yang bertumpuk, tidak merata, dll yang menyebabkan karyawan merasa tidak adil.
Sistem ESS sangat berguna dalam meminimalisir hal tersebut karena pembuatan jadwal jam kerja dibantu dengan sistem komputer yang lebih akurat.
2. Absen Kehadiran
Fungsi ESS yang kedua adalah untuk mempermudah karyawan dalam melakukan absensi kehadiran. Karyawan bisa dengan mudah melakukan absensi secara online melalui sistem ini dari mana saja. Hal tersebut sangat berguna terutama untuk karyawan yang sedang bekerja dari rumah atau melakukan pekerjaan lapangan.
Adanya sistem ini membuat karyawan tidak lagi perlu repot-repot untuk mendatangi kantor hanya untuk melakukan absensi. Mereka bisa langsung bekerja sesuai dengan tempat mereka masing-masing dan melakukan absensi secara online melalui gadget masing-masing.
3. Pengajuan Cuti
Fungsi utama dari sistem ESS selanjutnya adalah untuk mempermudah karyawan dalam mengajukan izin kerja atau cuti.
Adanya sistem ini membuat karyawan tidak lagi perlu repot-repot dan membuang banyak waktu melakukan prosedur seperti mengajukan izin secara langsung dan meminta tanda tangan.
Adanya ESS ini juga membuat lingkungan kerja menjadi lebih sehat dan menjaga privasi setiap karyawan. Karyawan bisa mengajukan cuti kepada tim HR perusahaan tanpa perlu takut diketahui oleh karyawan lainnya.
Jika menggunakan cara tradisional, pengajuan cuti sering kali menjadi bahan pembicaraan karyawan lain yang membuat karyawan menjadi takut untuk membuat pengajuan cuti.
4. Melihat Slip Gaji
Slip gaji merupakan informasi yang bersifat personal dan hanya bisa diakses oleh beberapa orang yang terlibat saja.
Adanya sistem ESS sangat membantu adanya privasi tersebut karena selain karyawan bisa dengan mudah mengakses slip gaji mereka, informasi tersebut juga mempunyai keamanan yang tinggi.
Sistem ESS bisa memastikan privasi dan keamanan dari informasi tersebut dan mencegah adanya kebocoran informasi slip gaji karyawan yang sering terjadi dari sistem tradisional.
5. Sebagai Sarana Informasi
Selain fungsi-fungsi yang sudah disebutkan diatas, aplikasi Employee Self Service juga berfungsi sebagai sarana informasi.
ESS biasanya berisi tentang berbagai macam informasi terkait perusahaan. Jadi misalnya karyawan tersebut sedang tidak bekerja di kantor, dia tetap bisa menerima informasi yang disampaikan tersebut secara online dimana saja secara real time.
Manfaat Dari Aplikasi Employee Self Service
Aplikasi Employee Self Service mempunyai manfaat utama untuk meningkatkan fleksibilitas dan tingkat produktivitas perusahaan.
Semua aktivitas yang dilakukan menggunakan ESS bisa dilakukan secara online kapanpun dan dimanapun secara real-time. Selain itu, ESS juga mempunyai berbagai macam manfaat lainnya, diantaranya adalah:
1. Data Lebih Akurat
Aplikasi Employee Self Service memberikan data personal dari setiap karyawan dengan lebih akurat. Meskipun data personal karyawan biasanya tidak mengalami perubahan yang signifikan, informasi seperti kontak nomor telepon dan alamat email bisa saja berubah dari waktu ke waktu.
Tim HR tidak perlu kerepotan mengganti data tersebut karena data personal akan secara otomatis diperbaharui secara real time jika karyawan memang mengganti informasi tersebut.
Hal ini juga membuat karyawan bisa lebih bertanggung jawab atas data mereka masing-masing, karena semua data dan informasi personal bisa diperbaharui oleh karyawan tersebut secara mandiri.
2. Meningkatkan Efisiensi dengan Aplikasi Employee Self Service
Setiap karyawan memiliki akses atas data personal mereka sendiri-sendiri, yang bisa meminimalisir waktu yang diperlukan tim HR untuk menangani data tersebut. Waktu tersebut bisa digunakan oleh tim HR untuk kegiatan produktif lainnya dalam rangka meningkatkan produktivitas perusahaan.
Adanya sistem ESS juga mempermudah karyawan dalam melakukan pengajuan izin cuti kepada tim HR tanpa perlu repot-repot melakukan prosedur secara manual. Hal ini tentunya sangat meningkatkan efisiensi waktu dari karyawan dan tim HR.
Di sisi lain, adanya ESS yang dilakukan secara online juga mengurangi adanya penggunaan kertas. Selain menjadi ramah lingkungan, hal tersebut juga bisa mengurangi pengeluaran yang dilakukan oleh perusahaan. Dana tersebut bisa digunakan untuk kebutuhan lainnya yang lebih berguna dan menunjang produktivitas.
Karyawan juga tidak perlu datang ke kantor hanya untuk melakukan absensi, karena sistem ESS dilakukan secara online dan bisa diakses dari mana saja.
Hal ini tentunya sangat berguna untuk meningkatkan efisiensi para karyawan, terutama yang bekerja diluar kantor seperti karyawan yang sedang WFH atau bekerja di lapangan.
3. MempertanggungJawabkan Gaji
Manfaat dari adanya sistem ESS berikutnya adalah mengenai slip gaji setiap karyawan. Adanya sistem ini membuat setiap karyawan bisa mengakses dan mengetahui informasi mengenai gaji yang mereka terima secara detail.
Misalnya saja ada karyawan yang mengalami penurunan gaji, karyawan tersebut bisa melihat alasan dari penurunan tersebut secara rinci.
Jadi, tingkat kepercayaan karyawan bisa meningkat karena adanya kemudahan akses dan transparansi informasi tersebut. Karyawan juga bisa memprediksi gaji yang akan mereka terima nantinya dengan melihat data produktivitas bulanan mereka.
4. Meningkatkan Keamanan Data Setiap Karyawan
Setiap data yang tercantum dalam sistem ESS tersimpan dengan sistem cloud di database yang disediakan setiap platformnya. Hal tersebut membuat data tersebut bisa tersimpan dengan lebih aman jika dibandingkan dengan data yang berwujud dokumen cetak.
Selain itu, tim HR juga bisa mencari dan mengakses setiap data tersebut dengan lebih mudah tanpa perlu membuang waktu mencari dokumen cetak yang sesuai dengan yang mereka butuhkan.
Salah satu platform penyedia aplikasi Employee Self Service yang aman, terpercaya, dan banyak digunakan oleh perusahaan adalah Talenta.
Aplikasi Talenta memberikan otomatisasi yang bisa mempermudah para karyawan dan tim HR perusahaan dalam menangani data personal.
Talenta juga mempunyai fitur penunjang untuk sistem ESS seperti fitur payroll. Fitur payroll telah terintegrasi secara otomatis dan real-time dengan data-data yang telah tercantum di aplikasi Employee Self Service.
Jadi, tim HR tidak perlu repot-repot untuk menghitung gaji setiap karyawannya sesuai dengan data personal mereka, karena hal tersebut telah dilakukan secara otomatis oleh sistem yang disediakan oleh Talenta.
Aplikasi Talenta juga bisa dijangkau dengan mudah melalui smartphone Android maupun iOS, membuatnya lebih fleksibel untuk digunakan.
